Oldal kiválasztása

Tényleg minden fontos?

priorizál, priorizálás, produktivitás

Legyen szó munkáról, vagy magánéletről, a feladatok priorizálása nélkül nehéz egyről a kettőre jutni. Minél több feladatunk és felelősségünk akad, annál nehezebb megtalálni az egyensúlyt. Ha viszont sikerül elsajátítanod a priorizálás művészetét, hamar a kezedbe veheted az irányítást. A megfelelő priorizálással csökkenthető a stressz, segít az összpontosításban, növeli a produktivitást és segít megtalálni az egyensúlyt magánélet és munka között. Ha pedig minden rendben van, garantáltan jobban tudsz aludni is.

Tényleg minden fontos?

A produktivitás első lépése megtalálni a valóban fontos feladatokat és eliminálni azokat, melyek nem a célod felé vezetnek. A legtöbb ember persze rendkívül elfoglalt és a főnökök is azt szeretik látni, hogy a beosztottak szorgosan végzik a rájuk bízott feladatokat, de ez korántsem jelent hatékonyságot. Egy jól megszervezett időbeosztással a legtöbb 8 órás munka elvégezhető feleannyi idő alatt. Ehhez csupán meg kell tanulni priorizálni a feladatokat, szelektálni a fontos és elhanyagolható feladatok között és abbahagyni a halogatást. Ugye veled is előfordult már, hogy sokáig halogattad egy feladat elvégzését, mert ránézésre túl nagy falatnak tűnt. Napról napra egyre jobban nyomasztott az el nem végzett feladat súlya, majd a határidő előtt épphogy befejezted. Ez a hozzáállás rombolja a produktivitást és gyakran ilyenkor az is kiderül, hogy a feladat elvégzése mégsem volt olyan bonyolult és feleslegesen stresszeltünk rajta napokig.

Hogyan hagyd abba a halogatást?

 A halogatás, az egyik legrosszabb dolog, amit egy feladattal tehetünk. Növeli a stresszt, sőt akár álmatlan éjszakákat is okozhat. Ennek elkerülése kulcsfontosságú, ha valóban produktivitásra törekszünk.

Szedd kisebb darabokra

Halogatni azokat a feladatokat szoktuk, amihez nem tudjuk, hogy kezdjünk hozzá, esetleg túl nagyok, bonyolultnak tűnnek. Könnyen legyőzheted ezt a látszatot, ha a nagy feladatot apróbb részekre osztod. Sokat segíthet a produktivitásodon a Pareto-elv, azaz a 20-80 szabálya. A Pareto-elv azt mondja ki, hogy eredményeink 80%-a, munkánk 20%-ából származik. Találd meg az adott feladat kulcsfontosságú 20%-át és kezd azzal. 

Készítsd listát

A priorizálás nem csupán rangsorolás, hanem hosszútávú tervezés, mely lehetőséget biztosít arra, hogy átlásd az aznapi feladatokat, valamint azt a tényt is, hogy reális célt tűztél-e ki magad elé. A produktivitás első lépése a feladatok összeírása. Ez az írásos gyakorlat már önmagában rengeteg stressztől szabadít meg.

Egy kis időgazdálkodás

Ha kész a listád, még a priorizálás előtt rendelj hozzájuk egy reális időmennyiséget. Azaz becsüld meg, hogy az adott feladat mennyi idődet fogja igénybe venni. Ha úgy látod, hogy egy feladat több, mint másfél órát vesz igénybe, nézd meg, nem lehetne-e kisebb részekre bontani. 90 percnél hosszabb ideig szinte képtelenség egy feladatra fókuszálni. Ha produktivitásra vágysz, érdemes minden 90 percnyi munkára 15 perc szünetet is beiktatni. Átlagosan tehát egy 8 órás munkanap alatt 6,5-7 órányi feladattal tudunk végezni. Ennek ismeretében nézd át újra a listád. Reális, hogy a feladataiddal végezz? Ha nem, döntsd el, hogy mely feladatokat húzod ki a napi teendőid közül. Egy elvégezhető feladatlista növeli a produktivitást, hisz már előre tudod, hogy képes vagy megcsinálni, de rosszabb esetben is végzel a 80%-ával. A nem reálisan kitűzött célok viszont garantáltan csalódottságot és frusztrációt okoznak. Produktivitásod érdekében tehát ajánlott kihúzni azokat a feladatokat, melyek nem férnek bele az idődben. A megmaradt teendőket pedig priorizáld.

Jobban kéne priorizálnod!

A fenti állítást talán Te is sokszor hallottad már, de arról kevesebb szó esik, hogy hogyan priorizáld jól a feladatokat. A priorizálás egy jó vezérfonal az élet bármely területén. Bármi legyen is a célod, ha azzal tisztában vagy, könnyen megtalálhatod a választ arra a kérdésre is, hogy a jelenlegi cselekedeted közelebb visz hozzá, vagy eltávolít. Ha produktivitásra törekszel, előbbi a cél, de ne feledd, sokszor épp egy kis szünet beiktatására van szükség.

A munkád során elvégzendő feladatok priorizálása függ a főnöktől, a kollégákból, az ügyfelektől, de sokszor a beosztottaktól is, hisz egy feladat delegálása is kulcsfontosságú.

Két konkurens közül az fog előbb célba érni, aki jól priorizálja a feladatokat, sokszor függetlenül a tehetségtől, befektetett munkaórától és előzetes kutatásoktól, tanulmányoktól. Megfelelően sorrendbe állított feladatokkal már szinte garantált a produktivitás is! Az egyik leggyakoribb módszer a feladatok priorizálására az Eisenhower-mátrix. Mi is ez pontosan?

Sürgős vagy fontos?

Eisenhower, egykori amerikai elnök állítása szerint: „Ami fontos, az ritkán sürgős, és ami sürgős, az ritkán fontos.” Habár léteznek valóban sürgős és egyszerre fontos feladatok, a kettő együtt valójában ritkán jár kéz a kézben. 

Az Eisenhower-mátrix szerint, feladatainkat négy kategóriába sorolhatjuk, mely egyértelmű útmutatást ad a priorizálásukhoz.

Fontos és sürgős

Ez egy olyan feladat, amit, ha nem csinálsz meg, hátrányod származik belőle. Legtöbbször tűzoltás-jellegű munka, mely a nem megfelelő priorizálás eredménye. Ez az a feladat, melyet azonnal meg kell csinálni. Megfelelő priorizálással ezeket a feladatokat szinte nullára tudod csökkenteni viszonylag rövid idő alatt.

Fontos, de nem sürgős

A prioritási lista 2. helyén szerepelnek. Ezek gyakran nagyobb lélegzetvételű feladatok, melyeket érdemes lehet apró részekre bontani. A priorizálás kulcs a produktivitáshoz és a jó időgazdálkodáshoz is. Ha teheted, a nagyobb lélegzetvételű feladatokat oszd el több napra.

Nem fontos, de sürgős

Gyakran úgy tűnik, mintha egyben fontos is lenne – a megfelelő priorizáláshoz fontos megkülönböztetni. Ezek azok a feladatok, melyek elvégzését nyugodt szívvel rábízhatod valaki másra is. 

Nem fontos és nem is sürgős

A 4. típus a listában. Kérdezd meg magadtól, hogy valóban hozzájárul-e ez a feladat a célhoz, vagy csupán egy olyan apró részlet, amely nélkül is működhet az egész. Nem fontos és nem is sürgős – talán el is hagyhatod. Ha így van, húzd ki és törekedj arra, hogy csakis azokra a feladatokra szánj időt, melyek valóban számítanak.

Az Eisenhower-mátrix nem csupán a munkában, de a magánéletben is kiválóan alkalmazható. Próbáld elkerülni a tűzoltást és meglátod, sokkal nyugodtabban, produktívabban telnek majd napjaid.

Hasonló bejegyzések

Idegrendszer egészsége

Idegrendszer egészsége

Az idegrendszer egy olyan sejthálózat, mely információkkal lát el mind a környezetedről, mind a saját testi működésedről. Szerepet játszik az izmok mozgatásában, az idegsejtek közötti kommunikációban, gyakorlatilag az emberi szervezet minden működési folyamatában,...

Túladagolhatóak a vitaminok?

Túladagolhatóak a vitaminok?

A vitaminok és ásványi anyagok nélkülözhetetlenek testünk tökéletes működéséhez. Sokan azonban tévesen úgy gondolják, nem okozhat gondot, ha a kelleténél többet veszünk be, hisz a szervezetünk egyszerűen kiválasztja azt, amire nincs szüksége. A fejlett országok...

Alvási tippek a kánikula idejére!

Alvási tippek a kánikula idejére!

Már 10 óra is elmúlt, de mintha még mindig tűzne a nap, az éjszaka semmilyen enyhülést nem hoz. Bekapcsolnád a ventilátort, de akkor meg az állandó zaj mellett nem tudnál aludni. Érzed, hogy leragad a szemed az álmosságtól, de a tested nem engedelmeskedik, a meleg miatt szinte minden kényelmetlen. Letusolsz még egyszer, hátha abban az öt percben majd sikerül elaludnod, amíg a hideg víz hűsítő hatása tart… Ismerős? Összeszedtünk néhány hasznos tippek, hogy nyáron is könnyebben menjen az elalvás.

Stressz csökkentése vitaminokkal. Tényleg?

Stressz csökkentése vitaminokkal. Tényleg?

Stresszesnek érzed magad mostanában? Nem vagy egyedül. Életünk nem a legnyugodtabb a XXI. században. Folyton rohanunk, és nem, vagy nehezen érjük utol magunkat. Kinek a munka, kinek a család, vagy a párkapcsolat, kinek a pénz, kinek az egészsége okoz szorongást. Az...

Így legyen több energiád

Így legyen több energiád

Gyakran hallod ahogy az ismerősök panaszkodnak, hogy le vannak szívva, nincs elég energiájuk? Esetleg Te érzed magadat így időről-időre? Nem csoda. Világunk arra van berendezkedve, hogy csinálj többet, gyorsabban, és minél rövidebb idő alatt. Ez egy ideig működhet is,...

Ne félj a kékfénytől

Ne félj a kékfénytől

Manapság egyre nagyobb figyelem fordul a kékfény hatásaira, a monitorok, kijelzők és lámpák által kibocsájtott és károsnak titulált fényspektrum egy részére. Valóban igaz, egyre nagyobb mennyiségben vagyunk kitéve kijelzők és mesterséges fényforrások fényének,...

Mire jó a melatonin?

Mire jó a melatonin?

Azt már bizonyára tudod, hogy a jó alváshoz kiegyensúlyozottan működő cirkadián ritmusra és melatoninra van szükséged. Ez az a hormon, ami a fény hiányára kezd el termelődni a szervezetben és egészen addig bocsájt ki melatonin hormont a tobozmirigy, amíg a fény nem...

Mi mindenben segítenek az N2 vitaminok?

Mi mindenben segítenek az N2 vitaminok?

A vitaminok és ásványianyagok elsősorban a bevitt táplálékkal kellene, hogy bekerüljenek szervezetünkbe, de manapság ez egyre nehézkesebben valósul meg. Egyes kutatások szerint a zöldségek és gyümölcsök jelentősen veszítettek tápanyagtartalmukból az elmúlt 50 évben....

Miért álmodunk?

Miért álmodunk?

Az ősidők óta foglalkoztatja az embereket az álmok rejtélye, mégis csupán teóriák tucatjai léteznek arról, miért álmodunk. Tudd meg Te is!