Dolgozz bármilyen területen, a hatékonyság kulcsa, a megfelelő fókusz. Manapság viszont annyi inger ér minket, hogy nehéz fenntartani ezt a fajta figyelmet, ha nem alakítunk ki valamilyen rendszert a munkában is. Kreáld meg velünk a megfelelő munkarutint.
A hatékonyság kulcsa
Kezdjük alapoknál: megalkothatod a tökéletes munkarutint, ha nem vagy kipihent, nem fogsz tudni megfelelően fókuszálni. A kialvatlanság enyhe tünetei akár egyetlen rosszul töltött éjszaka után jelentkezhet. Fáradtság, lassú reakciókészség, csökkenő figyelem mind a tökéletes munkarutin ellenségei. Kulcskérdés tehát, hogy jól aludj, ahogy az is, hogy kialakíts a fókuszáláshoz szükséges rendszert a munkavégzésed során. Ugye ismerős fogalom a multitasking? Belegondoltál már abba, hogy ezzel a hatékonynak nevezett munkarutinnal mennyi idő vesz valójában kárba a folyamatos fókuszváltás miatt? Aknázd ki teljes kapacitásod csupán azzal, hogy lemondasz a multitaskingról. Ha nem engedheted meg magadnak, hogy egyszerre csak egy feladattal foglalkozz, határozz meg 25-30 perces időintervallumokat, amit kizárólag egyetlen feladattal töltesz. Ez alatt nincs ablakon kibámulás, chatelés és egyéb figyelemelterelő művelet. Az agy egyébként is képes akár 47%-ban elkalandozni – ha viszont rövid időintervallumokra adsz fókuszt magadnak, ezt a plusz kapacitást is kihasználhatod.
Mindent rutin szerint?
A rutinok nem csupán a gördülékeny reggeli rendet, valamint az esti elcsendesedést segíthetik. A rutinok kialakítása tulajdonképpen azt a célt szolgálják, hogy átalakítsd és megszervezd az erőforrásaid minél hatékonyabb kihasználását. Ennek érdekében kialakíthatsz heti, hétvégi, családi rutinokat, épp úgy, ahogy egy munkarutint is.
Ha unalmasnak és a spontaneitás halálának gondolod a rutinszervezést, gondold át újra. A szokások kialakítása segít abban, hogy minden olyan feladatot, amit el akarsz, vagy el kell végezni egy meghatározott időben, valóban elvégezd. Felszabadítja az agyad az apró döntésektől, felesleges stressztől, lehetőséget biztosítva ezzel arra, hogy kreatívabb, magasabb szintű képességeid használd. A megfelelő rutin ráadásul segít abban is, hogy leszokj a halogatásról. Jobban hangzik? Akkor vágj bele most!
A munkarutin kialakítása
Ahogy az élet minden területén támogatja a hatékonyságot a rutin kialakítása és következetes betartása, a munkavégzés különböző területeihez is érdemes felállítani bizonyos szabályokat. Tartsd észben, a munkarutin célja, hogy javítsd időbeosztásod, csökkentsd a halogatás lehetőségét és hogy annyi feladatot pipálj ki egy nap alatt, amennyit csak lehetséges.
A sorrend
Ha van egy-két nagyobb lélegzetvételű, fontosabb feladatod és mellette 10 kicsi, gyorsan elvégezhető teendő, melyikkel kezdesz? A legjobb, ha egy harmadikkal. Nyugodtan főzz egy kávét, írd össze az elvégzendő feladatok teljes körét és priorizálj. Ha ezzel megvagy, nincs más teendő, mint rögtön nekiugrani a legfontosabbnak.
A kezdési rutin
Egy összetett feladatot a legnehezebb elkezdeni és kevesen kezdenek vele a reggeli órákban. Ha egy nagyobb projekten dolgozol, szükséged lesz egy megbízható munkarutinra, mely a legbonyolultabb feladatot is átláthatóvá teszi. Óriási segítséget adhatsz magadnak, ha a feladatot 25-30 perces apró részletekre bontod. Így pontosan tudod, hogy hogyan vágj neki, és a rövid időintervallum miatt az elköteleződés is könnyebben megy majd. Például egy ehhez hasonló cikk 5 db 25 perces etap alatt készül el, az alábbiak szerint:
1 – forrásanyagok átnézése, csoportosítása
2 – tartalmi vázlat összeállítása, bevezető megírása
3 – kb. 500 szó megírása
4 – további kb. 500 szó megírása
5 – átolvasás, módosítás, javítás
Ha a munkarutin részévé teszed, hogy csábítóan rövid időtartam alatt elvégezhető részfeladatokra bontasz minden teendőt, hatékonyan és célzottan végzed majd a munkád, hisz azt is pontosan meghatározod ezáltal magadnak, hogy egy adott idő alatt pontosan milyen célt szeretnél elérni.
E-mail és telefon
Apróságnak tűnik, de ha hagyod, hogy az üzenetek és telefonálások megválaszolása megakassza a munkavégzést, nem csupán azt a néhány percet veszíted el, amit a válaszra szántál, hanem akár annak a dupláját is. Egy jól kialakított munkarutinban érdemes külön időszakokat kijelölni a kommunikációra is.
Ha megteheted, ne az e-mailek ellenőrzésével kezd a munkanapod, töltsd az első órát a legfontosabb feladat elvégzésével. Ugye ritkán fordul elő, hogy aznap délelőtt 10-ig kell egy komolyabb kérésre válaszolnod? Ha a munkarutint úgy alakítod ki, hogy a feladatlistád és a hozzá tartozó prioritási sorrend már előző nap végén összeállítod, pontosan tudod, hogy mi az a legfontosabb dolog, amivel kezdened kell.
Munkarutinod részeként érdemes kijelölni dedikált idősávokat az e-mailek ellenőrzésére a folyamatos levelezgetés helyett, ugyanis utóbbi kimeríti a multitasking fogalmát, ami csökkenti az adott feladat elvégzésére szánt fókuszt. Bőven elég, ha másfél-két óránként ellenőrzöd az üzeneteket. Ha valami tényleg fontos, telefonálni fognak.
Sokszor előfordul azonban, hogy egyáltalán nem fontos dolog miatt csörren meg az ember telefonja. Ha 25-30 perces etapok képezik a munkarutin alapját, nyugodtan megteheted, hogy nem reagálsz a csörgésre. Szenteld teljes figyelmed az adott feladatra és hívd vissza az illetőt, amikor rá tudsz koncentrálni.
Iszunk egy kávét?
A kollégák invitálása ritkán munkajellegű, de a közösségben dolgozás elmaradhatatlan velejárója. Természetesen nem tilos, sőt kifejezetten hasznos bizonyos időközönként kikapcsolni. Akár közösen is meghatározhattok egy idősávot, amikor a munka helyett a szociális élet kerül a munkarutin fókuszába.
Tanulj munkaidőben!
Ha fontos számodra, hogy igazán hatékony legyél, érdemes beépíteni a munkarutinodba egy kis tanulás-időt is. Most bizonyára azt gondolod, hogy majd tanulsz, ha ráérsz. Fordítsuk meg: ha hatékony módszereket tanulsz, melyek javíthatják a munkád minőségét és esetleg gyorsaságát, időd is lesz. Valahol viszont el kell kezdeni.
Egy átlagos munkanap 60, jól szervezett munkarutinnal 80%-ban zajlik tényleges munkavégzéssel. Ha szokásoddá teszed, hogy napi 30 percben a tudásod bővíted, az havonta már 10 órányi tanulást jelent. Gondolj csak bele, hol fogsz tartani, ha folyamatosan fejleszted magad?
Home office tippek
A jelenlegi helyzet miatt egyre több munkáltató dönt a home office mellett. Ha az irodában nehezen tudtad követni a munkarutint, a home office-ban extra koncentrációra lesz szükséged.
Tartsd meg a reggeli rutint
A home office-szal megspórolod a munkahelyre ingázást, de ettől még érdemes ugyanakkor kelni. Egészítsd ki a reggelt inkább valami olyan dologgal, amire mindig is vágytál! Elnyújtott reggeli kávézás egy könyv mellett? Esetleg egy rövid reggeli edzés? Vagy egy kis játék a gyerekekkel? Most megteheted.
Iktasd be a házimunkát
Ha otthon vagy, csak 5 perc berakni a mosást, 5 perc kiteregetni, 5 perc felsöpörni is, és 30 perc alatt a fürdőszobát is ki lehet takarítani. Nyugodtan tervezz rövid szüneteket – hisz jót tesz kicsit felállni. De ne ess túlzásba. Alakítsd úgy a munkarutint, hogy óránként felállsz 10 percre. De ne kezd el kitakarítani az egész házat.
Otthon a gyerekekkel
Ha a gyerekek is otthon maradnak, könnyebben elveszik a fókusz. Érdemes együtt kialakítani az otthoni munkarutin és napi rutin alapjait, így mindenki tudja, hogy kinek mi a feladata – és legfőképp, hogy mikor van idő egy kicsit együtt lenni.
Figyelj a munkarutinra!
Otthonról dolgozva is fontos betartani a munkahelyen kialakult rutinokat. Kezdj időben, de végezz is időben. A hazaút helyett pedig irány a szabad – egy kis séta a nap végén mindenkinek jót tesz.
